Registro de jornada: qué debe incluir y cómo organizarlo

El registro de jornada debe permitir conocer cuándo empieza y termina el trabajo de cada persona. Para un negocio pequeño, la dificultad suele estar en mantener un criterio común: qué se ficha, quién revisa los olvidos, dónde se conserva el registro y cómo se consulta después. Organizar ese recorrido es tan importante como elegir la herramienta.

Qué exige el artículo 34.9

La norma establece el registro diario de la jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. También recoge su organización y documentación mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta con la representación legal cuando corresponda. Los registros se conservan durante cuatro años y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, su representación y la Inspección. La fuente enlazada es el texto consolidado del Estatuto; revisa el ámbito y las reglas particulares de tu caso.

Un horario previsto no es un registro realizado

Una planificación de 9:00 a 17:00 explica qué se esperaba, pero no acredita por sí sola qué ocurrió ese día. El registro debe recoger la jornada real. Las pausas y su tratamiento requieren un criterio coherente con el contrato y el convenio. Tampoco conviene deducir las horas del primer ticket de venta, de una cita o del último correo: son hechos comerciales que no representan necesariamente el comienzo o el final del trabajo.

Decide cómo se resuelven las incidencias

Establece un procedimiento para entradas olvidadas, salidas que faltan y correcciones de hora. Identifica la persona que solicita el cambio, su motivo y quién lo resuelve. Evita que la solución habitual sea sobrescribir una celda sin explicación. Cuando el mes ya se ha revisado, una rectificación debe conservar el contexto del cambio. Puedes seguir un ejemplo en la guía para corregir un olvido.

Informa al equipo y limita los accesos

La AEPD explica que la obligación laboral puede legitimar este tratamiento sin basarlo en el consentimiento del trabajador, manteniendo el deber de informar. Indica la finalidad, cómo se consulta el registro y qué personas tienen acceso. No compartas una hoja con información de toda la plantilla solo para que una persona pueda ver sus horas. Los motivos de incidencias deben limitarse a lo necesario; no hace falta convertirlos en un archivo de información personal ajena a la jornada.

Pasa de la norma a una rutina comprobable

Configura personas, centros y horarios; prueba una entrada, una pausa y una salida; revisa una corrección; consulta el mes y descarga un informe. En Faktoo ese recorrido está en el módulo de Control horario. Las condiciones de su prueba y precio se muestran en la ficha comercial. La herramienta no sustituye revisar el convenio, y esta guía no presenta un proyecto normativo como si ya fuera una obligación publicada.