Un empleado olvida fichar: cómo corregir el registro con trazabilidad

Un olvido de fichaje no se resuelve inventando la jornada ni borrando su historia. Conviene reconstruir el hecho con la persona afectada, documentar el motivo y aplicar el procedimiento de revisión del negocio. El objetivo es distinguir lo que se registró en su momento de lo que se corrigió después.

Primero identifica qué falta

Puede faltar la entrada, una salida, el inicio de pausa o su final. Comprueba el día y la persona antes de añadir nada: una salida que aparece al día siguiente puede pertenecer a una jornada que cruza medianoche. Revisa también el centro y el horario aplicables. Si falta información, pide que se aclare. No conviertas automáticamente el horario teórico en la hora efectivamente trabajada sin contrastarlo.

Ejemplo: una salida olvidada

Supuesto ficticio: Alex registró entrada a las 9:00, pausa de 13:30 a 14:00 y olvidó marcar la salida de las 17:30. Tras revisar lo ocurrido, solicita añadir esa salida con el motivo del olvido. Si la pausa no computa como trabajo en este ejemplo, el resultado es de 8 horas: 8 horas y media de presencia menos 30 minutos. Ese supuesto no decide por sí solo cómo debe computarse una pausa en otro convenio o contrato.

Conserva motivo, autor y resolución

Una corrección debe explicar qué pretende cambiar y por qué. En Faktoo existen solicitudes y correcciones según los permisos de cada persona, con sus estados de revisión. El registro original se conserva; los cambios aprobados mantienen su relación con la corrección. Esto permite revisar después la incidencia sin confundir una hora fichada directamente con otra incorporada como resultado de una solicitud.

Si el mes ya estaba cerrado

El cierre guarda una foto de la información revisada. Si después aparece un error, la rectificación de una persona permite dejar el motivo y registrar los cambios antes de cerrar de nuevo su revisión. No hace falta ocultar que el mes tuvo una versión anterior. Coordina con tu gestoría si el cambio afecta a información ya entregada y conserva la relación entre las versiones para evitar que cada parte trabaje con un resumen distinto.

Haz que el procedimiento sea fácil de seguir

Explica quién pide el cambio, quién puede resolverlo y cómo consultar el resultado. Revisa las solicitudes pendientes antes del cierre mensual. El módulo de Faktoo reúne el registro y las rectificaciones; el informe del periodo sirve para revisar la información resultante. La trazabilidad ayuda a las auditorías internas, pero no es un certificado externo ni sustituye investigar una incidencia que lo requiera.