Factura proforma: ejemplo y diferencias con presupuesto y factura

Una factura proforma presenta las condiciones económicas de una operación antes de su facturación definitiva. Sirve para informar o acordar datos comerciales; no sustituye a la factura fiscal ni justifica por sí sola una deducción. Identifícala claramente para que el destinatario no la registre como una factura emitida.

Tres documentos para el mismo trabajo

Un ejemplo con números coherentes

Supuesto: servicio sujeto al tipo general, base de 1.000 € e IVA del 21%, sin retención en este ejemplo. La propuesta económica muestra 210 € de IVA y 1.210 € de total previsto. La factura que corresponda a la operación real deberá recoger sus datos definitivos. Si existe retención, una exención o una regla de localización distinta, el ejemplo debe adaptarse.

Qué conviene incluir

• La palabra PROFORMA en una posición visible.
• Identificación de quien ofrece el servicio y de su destinatario.
• Fecha de preparación y, si usas referencia, diferenciada de tu serie de facturas.
• Conceptos, cantidades, precios previstos e impuestos del supuesto.
• Validez de la oferta, forma de pago y condiciones de entrega.

Qué ocurre si recibes un anticipo

Cobrar un anticipo no se resuelve enviando otra proforma. Comprueba el devengo y la obligación de facturar el pago anticipado; el artículo 2 del Reglamento y las reglas del IVA son los que determinan el tratamiento. El documento final debe evitar duplicar el importe que ya se haya facturado. No confundas dinero cobrado, servicio prestado y documento informativo.

Del acuerdo al documento definitivo

Puedes preparar una propuesta con el generador de presupuestos. Si necesitas una proforma, utiliza una plantilla claramente rotulada y confirma que el formato que eliges está disponible: no presentamos el generador de presupuestos como un emisor automático de proformas. Cuando proceda facturar, sigue la guía de factura completa.