Generador de facturas gratis

Hacer una factura no tiene misterio, pero sí tiene una lista de datos que no puedes saltarte. Si falta uno, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA y tú para justificar el ingreso. Este generador rellena esa lista por ti y te devuelve el PDF. Abajo te explicamos qué significa cada campo, qué tipo de IVA toca en cada caso, cuándo hay que retener IRPF y qué hacer el día que descubras un error en una factura ya enviada.

Qué datos tiene que llevar una factura

El contenido de una factura no es cuestión de gusto: lo fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Una factura completa lleva estos campos, y el generador los pide todos en el mismo orden.

Hay un caso especial: la factura simplificada, que es lo que antes se llamaba ticket. Se puede usar cuando el importe total no pasa de 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € con IVA incluido en actividades concretas que el propio reglamento enumera, como el comercio minorista, la hostelería o el transporte de personas. Pide menos datos, pero tiene una pega grande: si no incluye el NIF del destinatario, tu cliente no puede deducirse ese IVA. Cuando factures a una empresa o a otro autónomo, emite factura completa aunque sean 30 €. Tienes el detalle campo a campo en la guía de datos obligatorios de una factura.

La numeración correlativa: donde más gente se equivoca

Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie. Es decir: 1, 2, 3, 4. Sin saltos y sin repeticiones. Puedes usar varias series a la vez —una por año, una por delegación, una para las rectificativas— pero cada serie tiene que ser correlativa por su cuenta.

• No se borra una factura, se rectifica. Si la 2026-014 estaba mal, sigue existiendo la 2026-014. Lo que emites es una factura rectificativa que la corrige.
• No se reutiliza un número. Si anulas la 2026-014, el hueco se queda ahí documentado; el siguiente trabajo es la 2026-015.
• El orden de las fechas acompaña al de los números. La factura 2026-015 no puede tener fecha anterior a la 2026-014.
• Una serie por año es lo más cómodo. Empezar cada enero en 2027-001 te ahorra confusiones y hace que cualquier revisión sea más fácil de seguir.

Qué tipo de IVA aplicar

En España conviven tres tipos de IVA. El general es el que se aplica por defecto: si tu actividad no está expresamente en una lista de tipo reducido, va al 21 %.

Hay tres situaciones en las que la factura no lleva IVA repercutido y conviene reconocerlas, porque en las tres hay que escribir una mención expresa en el documento:

1. Operaciones exentas. Formación reglada, asistencia sanitaria, algunas operaciones financieras y de seguros. La factura debe indicar que la operación está exenta y por qué artículo de la Ley del IVA.
2. Inversión del sujeto pasivo. En ciertos supuestos, como algunas ejecuciones de obra en construcción o los servicios prestados a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, el que declara el IVA es quien recibe la factura. Tú facturas sin IVA y escribes la mención «inversión del sujeto pasivo».
3. Recargo de equivalencia. Si tu cliente es un comerciante minorista en este régimen, además del IVA le repercutes el recargo: 5,2 % sobre las ventas al 21 %, 1,4 % sobre las del 10 % y 0,5 % sobre las del 4 %.

Si dudas de qué IVA te toca o quieres ver cómo queda el desglose antes de facturar, tienes la calculadora de IVA y una explicación más larga en la guía del IVA para autónomos.

Cuándo se retiene IRPF y cuánto

La retención de IRPF es un adelanto de tu propio impuesto: tu cliente se queda una parte de lo que te debe y se la ingresa a Hacienda a tu nombre. No es un coste, es un pago a cuenta que luego te descuentas en la declaración de la renta. La confusión típica es pensar que se pierde ese dinero. No se pierde.

La diferencia entre «profesional» y «empresarial» no la decides tú sobre la marcha: la marca el epígrafe del IAE en el que te diste de alta. Los epígrafes de la sección segunda son actividades profesionales; los de la sección primera, empresariales. Si no recuerdas el tuyo, aparece en el modelo 036 o 037 con el que te diste de alta.

Una retención mal calculada no te cuesta dinero de forma inmediata, pero descuadra tu modelo 130 y el modelo 190 que presenta tu cliente. Para ver cómo encaja todo en tu declaración trimestral, tienes la calculadora de IRPF y el artículo sobre los tramos de IRPF de autónomos.

Plazos: cuándo emitir, cuándo enviar y cuánto guardar

La regla general es que la factura se expide en el momento de realizar la operación. Hay una excepción muy usada: cuando el destinatario es empresario o profesional, puedes expedirla hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo. Es lo que permite juntar el trabajo de todo un mes en una factura a final de mes.

Sobre la conservación, hay dos plazos y conviene quedarse con el más largo. Hacienda puede revisarte durante cuatro años, que es el plazo de prescripción. Pero el Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio durante seis años. Guardar seis años cubre los dos. Y si has deducido IVA de un bien de inversión inmueble, la regularización se extiende a los nueve años siguientes al de la adquisición, así que esas facturas concretas se guardan más tiempo todavía.

Qué pasa si te equivocas

Depende de si la factura ya salió de tu ordenador. Si todavía no la has enviado, la corriges y ya está. Si tu cliente ya la tiene, entra en juego la factura rectificativa.

El error que sí tiene consecuencias serias es el que no se corrige. Una factura que no llega a los libros o un ingreso que no se declara son cosas que la Agencia Tributaria puede cruzar con los datos que declara tu cliente. Rectificar a tiempo es barato; que te lo encuentren, no.

Esta herramienta y Veri*factu

Veri*factu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que los programas de facturación generen un registro encadenado e inalterable de cada factura, con su huella digital y su código QR. El calendario está fijado: las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades tienen que estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos que tributan en IRPF incluidos, antes del 1 de julio de 2027.

Y una precisión que ahorra sustos al comparar programas: la Agencia Tributaria no homologa software de facturación. No existe un sello oficial ni una lista de programas aprobados. Lo que exige el reglamento es que el fabricante firme una declaración responsable en la que certifica que su producto cumple. Cuando veas «homologado por la AEAT» en la web de un proveedor, es marketing, no un hecho. Lo tienes desarrollado en el artículo sobre software de facturación certificado y en la explicación de qué es Veri*factu.

Cómo usar el generador

1. Rellena tus datos. Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Son los mismos en todas tus facturas, así que solo los escribes una vez.
2. Escribe el número y la serie. Mira cuál fue tu última factura y súmale uno.
3. Añade los datos del cliente. Si factura a una empresa, el NIF no es opcional.
4. Detalla las líneas. Una por concepto, con cantidad, precio y su tipo de IVA. Si hay tipos distintos, sepáralos en líneas distintas.
5. Marca la retención si te corresponde. 15 % o 7 % según tu caso; déjala a cero si tu cliente es un particular.
6. Revisa el total y descarga el PDF. Comprueba que base, IVA, retención y total cuadran antes de enviarlo.

Si esto se te está haciendo largo cada semana, la señal es clara: 250 facturas al año son 20 al mes, y a ese ritmo rellenar un formulario a mano deja de compensar. Un programa que guarde tus clientes, lleve el contador de la serie y prepare los datos del trimestre te devuelve varias horas al mes. Tienes una comparación honesta en la guía del mejor programa de facturación para autónomos.