Generador de presupuestos gratis
Un presupuesto es una oferta por escrito: qué vas a hacer, por cuánto y hasta cuándo mantienes el precio. No es una factura: no lleva número correlativo ni devenga IVA por sí mismo. Debe incluir tus datos y los del cliente, el desglose de partidas, el importe con el IVA aparte, la fecha de caducidad y las condiciones de pago.
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- Actualizada en 2026
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El presupuesto es el documento que más discusiones evita y al que menos tiempo se le dedica. Un precio suelto por WhatsApp funciona hasta que el cliente entiende que ese precio incluía algo que tú nunca dijiste que incluyera. Este generador te deja el documento hecho: partidas desglosadas, IVA aparte, fecha de caducidad y condiciones. Abajo tienes qué poner en cada parte y los cuatro fallos que provocan casi todos los problemas.
30 días
Validez habitual de un presupuesto, cuando no se pacta otra cosa
60 días
Plazo máximo de pago que se puede pactar entre empresas
14 días
Desistimiento del consumidor en contratos a distancia
0 €
Lo que cuesta usar este generador
Presupuesto y factura no son lo mismo
Se parecen en el aspecto y no se parecen en nada más. La factura documenta algo que ya ha ocurrido y tiene un contenido obligatorio marcado por el Reglamento de facturación. El presupuesto documenta algo que podría ocurrir y no está regulado por la normativa fiscal: es un documento comercial.
| Característica | Presupuesto | Factura |
|---|---|---|
| Qué es | Una oferta. El cliente puede aceptarla o no. | La constancia de una operación ya realizada. |
| Numeración | Libre. Puedes numerarlos como quieras. | Correlativa y sin saltos dentro de cada serie. |
| Efecto fiscal | Ninguno por sí mismo. No se declara. | Entra en tus libros y en el IVA del trimestre. |
| Contenido obligatorio | No lo fija ninguna norma fiscal. | Lo fija el RD 1619/2012. |
| Se puede modificar | Sí. Emites otra versión y punto. | No. Se corrige con una factura rectificativa. |
| Efecto legal | Una vez aceptado, obliga a las dos partes. | Documenta una deuda exigible. |
Que no sea obligatorio no significa que no importe
La normativa fiscal no te obliga a hacer presupuestos, pero la normativa de consumo sí lo exige en algunos sectores, como los talleres de reparación de vehículos, que deben ofrecerlo por escrito antes de tocar nada. Y en cualquier actividad, un presupuesto aceptado por escrito es la mejor prueba de qué acordasteis el día que el cliente diga que él entendió otra cosa.
Qué tiene que llevar un presupuesto
No hay una lista oficial, pero sí una lista práctica. Estos son los bloques que hacen que un presupuesto se entienda y se pueda defender.
| Bloque | Qué poner |
|---|---|
| Identificación | La palabra «Presupuesto» bien visible, un número de referencia y la fecha de emisión. |
| Tus datos | Nombre o razón social, NIF, domicilio, teléfono y correo. Que sea fácil contestarte. |
| Datos del cliente | Nombre o razón social y, si es empresa, su NIF. Así el presupuesto se convierte en factura sin volver a preguntar. |
| Partidas | Una línea por concepto, con cantidad, precio unitario e importe. Nada de una sola línea con el total. |
| Base, IVA y total | El IVA siempre separado. Si hay tipos distintos, una línea por tipo. |
| Retención de IRPF | Si eres profesional y facturas a una empresa, refléjala también aquí: el total a pagar cambia. |
| Validez | Una fecha concreta hasta la que mantienes el precio. |
| Plazo de ejecución | Cuánto tardas y desde cuándo se cuenta: normalmente desde la aceptación o desde el cobro de la señal. |
| Forma y plazo de pago | Señal, pagos intermedios, pago final y días para pagar cada factura. |
| Condiciones | Qué incluye, qué no incluye y qué pasa si el encargo cambia por el camino. |
| Aceptación | Un hueco para la firma o una frase que explique cómo se acepta: «responde a este correo con un “conforme”». |
Un detalle que parece menor y no lo es: desglosa siempre. Un presupuesto de 3.400 € en una sola línea invita a regatear el total. Ese mismo presupuesto partido en seis partidas convierte la conversación en «quitamos esta partida de 400 €», que es una negociación mucho mejor para ti, porque quitas trabajo junto con el dinero.
La fecha de caducidad: el campo que casi todo el mundo se salta
Un presupuesto sin fecha de caducidad es una oferta abierta para siempre. Suena inofensivo hasta que un cliente reaparece en marzo con el presupuesto que le hiciste en septiembre y te pide ese precio, con los materiales ya subidos y tu agenda llena.
- Pon una fecha, no un plazo vago. «Válido hasta el 30 de septiembre de 2026» no admite interpretación; «válido 30 días» obliga a calcular y discutir desde cuándo.
- Ajusta el plazo a tu exposición. Si el precio depende de materiales que se mueven, 15 días. Si es un servicio en el que solo pones tu tiempo, 30 o 60 días son razonables.
- Ata la disponibilidad, no solo el precio. «El precio es válido hasta el día X y la fecha de inicio depende de la agenda en el momento de la aceptación» te evita comprometerte a empezar mañana.
- Caducado no significa perdido. Si el cliente vuelve tarde, emites otra versión con precios de hoy. Con la caducidad escrita, eso es un trámite; sin ella, es una discusión.
Cómo redactar las condiciones
Aquí es donde un presupuesto se gana el sueldo. No hace falta lenguaje jurídico; hace falta ser concreto. Cuatro apartados bastan.
Qué incluye
Describe el trabajo con el nivel de detalle con el que lo vas a hacer. Si el precio contempla dos rondas de cambios, escríbelo: «incluye dos revisiones sobre la propuesta entregada».
Qué NO incluye
El apartado más útil y el que casi nadie escribe. Licencias, desplazamientos, materiales, tasas, alojamiento, mantenimiento posterior, horas fuera de horario. Lo que no está escrito aquí, el cliente da por hecho que va incluido.
Qué pasa si el encargo crece
Fija el mecanismo por adelantado: «los trabajos no previstos se presupuestan aparte antes de ejecutarlos» o un precio por hora adicional. Discutir esto al principio cuesta una frase; discutirlo al final cuesta el cliente.
Cuándo y cómo se cobra
Señal, hitos de pago y plazo de las facturas. Entre empresas, el plazo de pago por defecto es de 30 días desde la entrega y, si lo pactáis por escrito, se puede ampliar como mucho hasta 60 días naturales.
Si tu cliente es un consumidor, hay una regla extra
En los contratos celebrados a distancia o fuera de tu establecimiento —el presupuesto que aceptas por correo tras visitar su casa, por ejemplo—, el consumidor tiene 14 días naturales para desistir. Puedes empezar antes si te lo pide expresamente, pero conviene que ese consentimiento quede por escrito en la aceptación.
Cuándo pedir señal y qué pasa con su IVA
Pedir una señal no es desconfiar del cliente: es repartir el riesgo del trabajo que vas a empezar. Tiene sentido cuando compras materiales por adelantado, cuando bloqueas varios días de agenda, cuando el cliente es nuevo o cuando el importe es alto para tu tamaño.
No hay ninguna norma que fije el porcentaje. Muchos autónomos piden entre un tercio y la mitad al aceptar y el resto a la entrega; en trabajos largos, lo razonable es partirlo en hitos, para que ni tú financies meses de trabajo ni el cliente pague por adelantado algo que aún no ha visto.
La señal se factura en el momento en que la cobras
Esto sorprende a mucha gente: en los pagos anticipados, el IVA se devenga con el cobro, no cuando terminas el trabajo. Si en octubre cobras 1.000 € de señal, ese IVA va en el trimestre de octubre y tienes que emitir una factura por el anticipo. Al terminar, la factura final recoge el resto y descuenta lo ya facturado. Cobrar una señal sin factura es el fallo más caro de esta página.
Los errores que se repiten
- No poner fecha de caducidad. Te ata a un precio antiguo sin límite de tiempo.
- No decir qué queda fuera. Lo no escrito se interpreta a favor de quien lo lee, y quien lo lee es el cliente.
- Dar un precio a bulto. Sin desglose, cualquier negociación ataca directamente al total.
- Meter el IVA en el precio sin avisar. Si escribes «1.500 €» y luego facturas 1.815 €, tu cliente siente que le has subido el precio un 21 %. Escribe siempre «1.500 € + IVA» y muestra el total con impuestos.
- Olvidar la retención de IRPF. Si eres profesional y facturas a una empresa, el total a pagar no coincide con base más IVA. Refléjalo ya en el presupuesto.
- No dejar claro cómo se acepta. «Te lo confirmo» por teléfono no es nada. Una respuesta por escrito, sí.
- Reutilizar el presupuesto del cliente anterior sin cambiar todos los datos. Enviar una oferta con el nombre de otro cliente en la línea seis es más frecuente de lo que parece.
Un apunte sobre cobrar tarde, que es el otro final típico de un trabajo bien hecho. Entre empresas y autónomos, la ley de lucha contra la morosidad reconoce intereses de demora cuando se incumple el plazo pactado y una indemnización mínima de 40 € por los costes de cobro. Mencionarlo en las condiciones no es agresivo: es informar de lo que ya dice la ley.
Del presupuesto aceptado a la factura
Cuando el cliente acepta, el presupuesto pasa a ser el contrato entre vosotros: define qué se hace, por cuánto y en qué plazos. Guarda la aceptación junto al PDF —el correo con el «conforme» vale— y, al terminar, la factura debe reflejar exactamente lo presupuestado. Si por el camino hubo cambios, deben estar aprobados por escrito antes de aparecer en la factura.
Cuando lo tengas aceptado, el siguiente paso lo tienes en el generador de facturas. Y si quieres repasar el contenido obligatorio antes de emitirla, está detallado en los datos obligatorios de una factura.
Cómo usar el generador
- Rellena tus datos y los del cliente. Con el NIF si es una empresa: así el paso a factura es directo.
- Añade las partidas. Una línea por concepto, con cantidad y precio unitario.
- Elige el IVA de cada línea. Si conviven tipos distintos, sepáralos; el desglose se calcula solo.
- Marca la retención si te corresponde. 15 % general en actividades profesionales, o 7 % si estás en tus tres primeros ejercicios.
- Pon la fecha de validez. Una fecha concreta, no un «30 días».
- Escribe las condiciones. Qué incluye, qué no, plazo de ejecución y forma de pago.
- Descarga el PDF y envíalo. Pide la aceptación por escrito y guárdala con el documento.
Qué es y qué no es esta herramienta
Genera un PDF de un presupuesto suelto. No guarda tus clientes, no lleva la cuenta de las ofertas enviadas ni te avisa cuando una está a punto de caducar. Para un presupuesto puntual va sobrado; si envías varios al mes y quieres saber cuántos se convierten en trabajo, eso ya es tarea de un programa de facturación.
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Prueba gratisPreguntas frecuentes
Con carácter general, no: la normativa fiscal no obliga a emitir presupuestos. Sí lo exige la normativa de consumo en algunos sectores, como los talleres de reparación de vehículos, que deben ofrecerlo por escrito antes de empezar. Aun sin obligación, es la única prueba sólida de qué acordasteis si más adelante hay discrepancias.
El que tú digas: no hay plazo legal. Lo habitual es 30 días, y menos cuando el precio depende de materiales que se mueven. Lo importante es escribir una fecha concreta —«válido hasta el 30 de septiembre de 2026»— en lugar de un plazo genérico. Sin fecha, la oferta queda abierta indefinidamente.
Debe mostrar el IVA que llevará la futura factura, pero no lo devenga por sí mismo: mientras no prestes el servicio o cobres un anticipo, no hay nada que declarar. Muestra siempre la base, el tipo, la cuota y el total con impuestos. Dar un precio «con el IVA metido» sin avisar es la forma más rápida de que el cliente crea que le has subido el precio.
A efectos prácticos, sí: una vez aceptado, obliga a las dos partes en los términos que recoja. Por eso importa tanto lo que ponga en las condiciones. Conserva la aceptación por escrito —un correo con un «conforme» sirve— junto al PDF del presupuesto.
Sí, mientras el cliente no lo haya aceptado. Emites una versión nueva y le dices claramente que sustituye a la anterior. Si ya lo aceptó, el precio pactado se mantiene: cualquier trabajo adicional se presupuesta aparte y se aprueba por escrito antes de ejecutarlo.
No hay ningún porcentaje fijado por ley; lo pactas con tu cliente. Muchos autónomos piden entre un tercio y la mitad al aceptar, y en trabajos largos reparten el cobro en hitos. Ten presente que, al cobrar un anticipo, el IVA se devenga en ese momento y tienes que emitir factura por la cantidad recibida.
No. La numeración correlativa y sin saltos es una exigencia de las facturas, no de los presupuestos. Puedes numerarlos como te resulte cómodo, por ejemplo P-2026-001. Usar una referencia distinta a la de tus facturas evita confundir los dos documentos en tu archivo.
Otras herramientas gratuitas
Para seguir leyendo
- Cómo hacer una factura paso a paso
El siguiente documento después del presupuesto aceptado.
- Datos obligatorios de una factura
La lista que sí fija el reglamento, campo a campo.
- Guía del IVA para autónomos
Qué tipo aplicar y cuándo se devenga, también en los anticipos.
- Gastos deducibles para autónomos
Para saber qué costes debes repercutir en el precio y cuáles te deduces.
- Modelos trimestrales del autónomo
Dónde acaban el IVA y las retenciones de tus facturas.