Cómo hacer una factura: guía paso a paso con ejemplo
Aprende a hacer una factura correcta paso a paso. Incluye todos los datos obligatorios, ejemplo real, plantilla y los errores más comunes a evitar.
Saber cómo hacer una factura correctamente es fundamental para cualquier autónomo o empresa en España. Una factura mal emitida puede acarrear problemas con Hacienda, retrasos en los cobros e incluso sanciones. En esta guía te explicamos paso a paso cómo crear una factura válida, con un ejemplo real y los errores más comunes que debes evitar. Si lo que necesitas es la factura ya, puedes hacerla ahora con el generador gratuito: rellenas los datos y te descargas el PDF, sin registrarte.
¿Quién está obligado a emitir facturas?
Todos los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en su actividad. Esto incluye a autónomos, sociedades, comunidades de bienes y cualquier persona que realice una actividad económica sujeta a IVA. A esa obligación se sumará, cuando entre en vigor de forma escalonada, la obligación de factura electrónica en operaciones B2B prevista en la Ley 18/2022, todavía pendiente del desarrollo reglamentario que fije las fechas definitivas.
Datos obligatorios de una factura
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece los datos que obligatoriamente debe contener toda factura completa. Omitir cualquiera de ellos puede invalidar la factura a efectos fiscales.
Paso a paso: cómo crear una factura
Asigna el número de factura
Toda factura debe tener un número único y correlativo. Puedes usar series diferentes para distintos tipos de operaciones (ej: F-2026-0001 para facturas normales, R-2026-0001 para rectificativas). Lo importante es que no haya saltos ni duplicados dentro de cada serie.
Incluye la fecha de expedición
La fecha de expedición es la fecha en que emites la factura. Si la operación se realizó en una fecha diferente, debes incluir también la fecha de la operación. La factura debe emitirse en el momento de la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente.
Rellena los datos del emisor
Incluye tu nombre completo o razón social, tu NIF (o CIF si eres sociedad) y tu domicilio fiscal. Si estás dado de alta en el IAE, es recomendable incluir también tu epígrafe de actividad.
Rellena los datos del cliente
Incluye el nombre o razón social, NIF y domicilio de tu cliente. Para operaciones intracomunitarias, necesitarás el NIF-IVA del cliente (con el prefijo del país).
Describe los productos o servicios
Detalla cada concepto facturado con su descripción, cantidad, precio unitario e importe. Sé específico: "Servicios profesionales" no es suficiente; mejor "Diseño de logotipo y manual de identidad corporativa".
Calcula la base imponible
Suma todos los conceptos para obtener la base imponible. Si hay descuentos, aplícalos antes de calcular el IVA. Si facturas conceptos con diferentes tipos de IVA, sepáralos en bases imponibles distintas.
Aplica el IVA correspondiente
Calcula la cuota de IVA aplicando el tipo correspondiente sobre la base imponible. Los tipos vigentes en España son: 21% (general), 10% (reducido) y 4% (superreducido). Si la operación está exenta, indica la causa legal.
Aplica la retención de IRPF (si corresponde)
Si eres profesional autónomo (no empresario) y facturas a otra empresa o profesional, debes aplicar retención de IRPF. El tipo general es del 15% (7% los tres primeros años de actividad). La retención se resta del total a cobrar.
Calcula el total de la factura
El total es: Base imponible + Cuota IVA - Retención IRPF. Este es el importe que el cliente debe pagarte. Opcionalmente, puedes incluir la forma de pago y la fecha de vencimiento.
Ejemplo de factura completa
Veamos un ejemplo práctico de una factura emitida por un diseñador gráfico autónomo a una empresa (puedes rehacer los cálculos con tus cifras en nuestra calculadora de retención de IRPF):
Ejemplo visual de factura completa con todos los datos obligatorios señalados
Tipos de factura en España
No todas las facturas son iguales. El Reglamento de facturación contempla varios tipos según la situación:
| Tipo | Cuándo se usa | Datos requeridos |
|---|---|---|
| Factura completa | Operaciones generales B2B y B2C | Todos los datos obligatorios del art. 6 RD 1619/2012 |
| Factura simplificada | Importe < 400€ (o < 3.000€ en ciertos sectores) | NIF emisor, descripción, total con IVA incluido |
| Factura rectificativa | Corregir errores en una factura anterior | Referencia a la factura original + motivo de rectificación |
| Factura recapitulativa | Agrupar operaciones del mismo mes con un cliente | Detalle de cada operación incluida |
Errores más comunes al hacer una factura
Evita estos errores frecuentes
Los siguientes errores son los más habituales entre autónomos que hacen sus facturas manualmente. Cualquiera de ellos puede causar problemas con Hacienda o retrasos en los cobros.
- Saltos en la numeración: Pasar de la factura 0041 a la 0043. La AEAT puede interpretarlo como una factura eliminada (posible fraude).
- Omitir el NIF del cliente: Sin el NIF, la factura no es válida a efectos fiscales. El cliente no podrá deducirse el IVA.
- Aplicar el tipo de IVA incorrecto: Usar el 10% cuando corresponde el 21% (o viceversa) genera diferencias en las declaraciones trimestrales.
- No aplicar retención de IRPF: Si eres profesional y facturas a empresas, la retención es obligatoria. Si no la aplicas, el cliente sigue obligado a retenerla.
- Descripción genérica: "Servicios varios" o "Trabajos realizados" no es una descripción válida. Detalla qué has hecho.
- Fecha incorrecta: Emitir la factura con una fecha posterior al plazo legal (antes del 16 del mes siguiente a la operación).
- Errores de cálculo: La base, el IVA y el total deben cuadrar matemáticamente. Un céntimo de diferencia puede generar incidencias.
- No conservar copia: Debes guardar una copia de cada factura emitida durante al menos 4 años (plazo de prescripción).
Preguntas frecuentes
Cómo hacer facturas con faktoo en 2 minutos
Con faktoo, crear una factura correcta es cuestión de minutos. El sistema se encarga de los detalles técnicos para que tú solo te preocupes del contenido:
- Numeración automática: faktoo asigna el número correlativo sin saltos ni duplicados.
- Datos del cliente guardados: Selecciona el cliente de tu base de datos y todos sus datos se rellenan automáticamente.
- Cálculos automáticos: Base imponible, IVA, IRPF y total se calculan al instante sin errores.
- Código QR Veri*factu: Se incluye automáticamente en cada factura.
- Envío directo por email: Envía la factura al cliente con un clic desde la propia plataforma.
- PDF profesional: Genera un PDF con diseño profesional y tu logo. También disponible en formato electrónico (Facturae).
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